Capítulo V - Organização Empresarial

CAPÍTULO V - ORGANIZAÇÃO EMPRESARIAL



1. CONSIDERAÇÕES GERAIS

De forma geral, podemos dizer que existe organização quando duas ou mais pessoas trabalham juntas para alcançar um propósito comum através da divisão do trabalho – desdobramento de tarefas complexas em atividades mais simples, atribuídas a pessoas especializadas no desempenho de cada uma delas. CHIAVENATO ensina que quando duas ou mais pessoas trabalham juntas, de forma coordenada e cooperativa, podem realizar mais do que cada uma delas faria isoladamente. Esse conceito é chamado de sinergia.

A organização da empresa é uma ordenação de atividades e recursos, visando o alcance de objetivos e resultados pré-estabelecidos. Essa organização requer planejamento, direção e controle:
- Planejamento: estabelecimento de objetivos e resultados, bem como os meios para alcançá-los.
- Direção: é a orientação e coordenação das atividades e recursos visando alcançar os resultados e objetivos planejados.
- Controle: é o controle e avaliação dos resultados obtidos em relação aos objetivos traçados e resultados esperados.

Podemos dizer então que a dinâmica da organização empresarial é um conjunto de todos os conceitos vistos até agora. Vamos entender melhor: depois de feito o planejamento, as atividades são iniciadas e desenvolvidas através da divisão do trabalho. Os colaboradores, utilizando a sinergia, realizam suas tarefas de forma orientada e dirigida, buscando alcançar os resultados do planejamento. Enquanto isso se faz um monitoramento e controle das atividades, até a posterior avaliação para verificar se os resultados obtidos são os mesmos daqueles planejados.

Para que tudo isso aconteça, a dinâmica da organização deve ser pautada em uma estrutura organizacional, rotinas e procedimentos.

2. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
A estrutura organizacional é o conjunto de unidades ou órgãos inter-relacionados através de relações funcionais e hierárquicas, utilizadas para integrar todos os recursos da empresa (humano, financeiro e material) e alcançar os objetivos estabelecidos.

Pode-se dizer também que a estrutura organizacional é o conjunto ordenado de responsabilidades, autoridades, comunicações e decisões das unidades organizacionais de uma empresa.

As unidades organizacionais são os departamentos, seções, divisões etc que compõem a empresa. As relações funcionais e hierárquicas são as relações existentes entre superior e subordinado.
A estrutura organizacional varia de empresa para empresa, pois é delineada de acordo com os objetivos estabelecidos.

2.1. ESTRUTURA INFORMAL
Esse tipo de estrutura consiste numa rede de relações sociais e pessoais que não é estabelecida formalmente, ou seja, surge da interação entre as pessoas, desenvolvendo-se espontaneamente.

Os grupos informais surgem pelo interesse comum entre as pessoas, nos períodos de lazer, na hora do cafezinho etc. Hoje as estruturas informais existem em qualquer tipo e tamanho de empresa e, independente de ser útil ou prejudicial, tem a característica de não poder ser extinta.

A estrutura informal apresenta diferentes níveis de atuação, sendo o mais importante o da liderança informal.

A liderança informal surge por várias causas: idade, antiguidade, competência técnica, carisma, personalidade agradável e comunicativa, etc. As pessoas adotam o indivíduo como líder, independente do cargo que ele ocupa, ou seja, mesmo que ele não esteja locado em cargo de chefia ou hierarquicamente superior. Esse tipo de liderança apresenta vantagens e desvantagens:

VANTAGENS DESVANTAGENS
Rapidez no processo Desconhecimento da chefia
Redução da carga de comunicação entre chefe empregado Dificuldade de controle
Motivação e integração das pessoas da empresa Atrito entre pessoas

Para a estrutura informal não se tronar uma força negativa dentro da empresa, a administração pode tentar conciliar e/ou integrar os grupos formais e os informais, harmonizando as tarefas e criando um ambiente favorável para o rendimento e produção.

2.2. ESTRUTURA FORMAL
Essa é a estrutura adotada pela grande maioria das empresas. É uma estrutura planejada e formalmente apresentada em um organograma. O quadro de funcionários é organizado, bem como os órgãos (setores) que formam a empresa.

2.3. ORGANOGRAMA
Antes de definir organograma e entender seu objetivo e funcionamento, precisamos entender a base do organograma: a departamentalização.

A departamentalização é o agrupamento das atividades e recursos (humanos, financeiros, materiais) em unidades organizacionais. É a divisão da empresa, dos órgãos (setores) que compõem sua estrutura-base. Ex: departamento de compras, vendas, recursos humanos, etc. Não há departamentalização ideal, pois, dos vários tipos existentes, todos apresentam vantagens e desvantagens. A empresa deve buscar aquela que mais se adequa às suas atividades.

Organograma é um gráfico que representa a estrutura formal da empresa, especificando seus órgãos, níveis hierárquicos e as principais relações formais existentes. Sua finalidade é permitir uma visualização rápida da forma como a empresa está organizada e quais as relações hierárquicas existentes na mesma. Mostrar as vinculações e/ou relações de interdependência entre os órgãos.

OBJETIVOS
- Demonstrar a divisão do trabalho.
- Destacar a relação superior-subordinado e a delegação de autoridade e responsabilidade.
- Evidenciar o trabalho desenvolvido em cada unidade.

REQUISITOS
- Simplicidade: apresentar apenas os elementos essenciais para a compreensão da estrutura organizacional.
- Padronização: uniformidade e coerência
- Atualização: retratar a realidade da organização em determinado moment

TIPOS
Levando em consideração a forma como o organograma se apresenta ele pode ser clássico/ vertical, linear, circular.

- ORGANOGRAMA CLÁSSICO OU VERTICAL

Esse tipo de organograma demonstra claramente a unidade de comando. A unidade de comando quer dizer que o empregado se reporta e recebe ordens só de um superior imediato. A autoridade é mantida em linha reta, partindo do mais elevado nível hierárquico até atingir os funcionários localizados no plano inferior. Geralmente, os chefes superiores só delegam atribuições quando se encontram assoberbados.

Tem como características:
a) a chefia como fonte exclusiva de autoridade;
b) as ordens seguem por via hierárquica;
c) cada empregado recebe ordens de um só chefe imediato e se reporta exclusivamente a ele;
d) as comunicações entre órgãos são efetuadas exclusivamente através das linhas existentes no organograma;
e) as decisões são centralizadas na cúpula da organização

- ORGANOGRAMA HORIZONTAL OU DE LINHA

Existem menos níveis hierárquicos e há a possibilidade de assessoramento.

Tem como características:

a) Cada órgão se reporta a apenas um órgão superior, porém, cada órgão pode receber assessoria e serviços especializados de outros órgãos;
b) Separação entre órgãos operacionais (executivos) e órgãos de apoio (assessores); no qual órgãos especializados aconselham os chefes de linha no que diz respeito a alguns aspectos de suas atividades.
c) Assegurar assessoria especializada, mantendo o princípio da autoridade única.


- RADIAL OU CIRCULAR
Utilizado nas instituições mais modernas e mais flexíveis, em que o trabalho em grupo é a marca maior, não havendo intenção de ressaltar maior importância deste ou daquele órgão. É o menos comum.



OBS: para uma melhor aprendizagem sobre organograma é valido o entendimento dos seguintes conceitos:

RESPONSABILIDADE: refere-se à obrigação que uma pessoa tem de fazer alguma coisa para alguém. Portanto, quando um subordinado assume determinada obrigação, deve prestar contas à pessoa que lhe atribuiu a responsabilidade.
A quantidade de responsabilidade pela qual o subordinado terá de prestar contas determina a quantidade de autoridade delegada. Outro aspecto é que permanece na responsabilidade a obrigação do indivíduo a quem ela foi atribuída, ou seja, responsabilidade não se delega.

AUTORIDADE: é o direito de fazer alguma coisa. Ela pode ser o direito de tomar decisões, de dar ordens e requerer obediência, ou simplesmente o direito de desempenhar um trabalho que foi designado. Observa-se que, ao descer do nível hierárquico mais alto para o nível hierárquico mais baixo, a amplitude de autoridade vai diminuindo até chegar ao limite mínimo.

COMUNICAÇÃO: é a rede por meio da qual fluem as informações que permitem o funcionamento da estrutura de forma integrada e eficaz. Existem dois tipos diferentes de formação de esquemas de comunicação:
o formal, que é planejado e segue a corrente de comando numa escala hierárquica;
o informal, que surge espontaneamente na empresa, em reação às necessidades dos seus membros. A comunicação informal pode ser ruim para a empresa, quando propaga muitos boatos, ou ser boa, quando facilita a ajuda entre seus membros. Uma boa estratégia para amortizar os efeitos negativos da comunicação informal é cada chefe fazer parte de seu fluxo, já que não há como eliminá-la.

EXERCÍCIOS DE FIXAÇÃO

1. O que é organização?
2. O que é divisão do trabalho?
3. O que é sinergia?
4. Quais as três etapas da organização empresarial?
5. O que é estrutura organizacional?
6. Quais os dois tipos de estrutura organizacional?